元旦快到了，快到春節了，隨著(zhù)時(shí)間的推移，企業(yè)的年會(huì )又來(lái)襲擊，怎么辦?這涉及年會(huì )上的四個(gè)基本要素：預算，時(shí)間，與酒店的關(guān)系，計劃。

企業(yè)年會(huì )不僅是公司對于一個(gè)工作事項的回望，更重要的是作為 一個(gè)加強員工相互了解，增加企業(yè)凝聚力的重要途徑，一個(gè)成功的企業(yè)年會(huì )不僅僅要展示業(yè)績(jì)，更要投入人文關(guān)懷因素，因此公務(wù)在企業(yè)年會(huì )中所占的分量是極少的，而更多的內容是通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶(hù)美好的體驗。接下來(lái)我們就來(lái)談?wù)勂髽I(yè)年會(huì )策劃的幾個(gè)重要因素。

年會(huì )策劃要素一：節省預算

花同樣的錢(qián)可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價(jià)體系，一般而言，酒店的價(jià)格從高到低會(huì )分為：門(mén)市價(jià)、前臺折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、旅游團價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的客戶(hù)抱怨直接向酒店訂會(huì )議場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì )務(wù)公司報價(jià)高的原因。隔行如隔山，其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。

年會(huì )策劃要素二：節省時(shí)間

簡(jiǎn)化操作流程。專(zhuān)業(yè)的會(huì )展代理對酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì )組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì )務(wù)代理公司經(jīng)驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。

年會(huì )策劃要素三：更好的協(xié)調酒店關(guān)系

以保障會(huì )議的順利進(jìn)行。年會(huì )的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調工作的系統工程。會(huì )代理公司的操作經(jīng)驗以及和會(huì )務(wù)酒店良好合作關(guān)系是非常重要的。

年會(huì )策劃要素四：確定方案環(huán)節

要將活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì )議議程當中。主會(huì )場(chǎng)、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會(huì )后旅游這七項是在這一環(huán)節須留意的地方。接下來(lái)就是重要的確認實(shí)施細節了。要創(chuàng )建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高成功率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個(gè)方面：

01 邀請的貴賓及確認其成行;

02 舞臺設計、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成;

03 支書(shū)工作、會(huì )議資料的準備

04 房間分配表;

05 用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);

06 交通安排;

07 各項工作的負責人及聯(lián)絡(luò )方式;

08 支付各項定金的時(shí)間表;

09 表演者的邀請及確認;

10 禮品、胸花、指示牌、胸卡;

11 會(huì )務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準備工作時(shí)，年度目的、主要人物、核心議題等相關(guān)活動(dòng)的豐富和突出程度將成為關(guān)鍵。在客戶(hù)年例會(huì )議上，如果被贊助公司奪走了人氣，則得不償失了。在結算過(guò)程中，關(guān)鍵是事先指定專(zhuān)家在酒店各消費場(chǎng)所賒賬簽字，這才是活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程。自助餐人數、乘車(chē)時(shí)間及距離、洗衣及長(cháng)途電話(huà)費用、網(wǎng)絡(luò )費用、飲料、酒吧費用、迷你酒吧費用、喝茶費用等。